Déménagement dans le bâtiment Branly – Campagne préalable d’archivage

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Dans le cadre du déménagement des services et organismes concernés dans le bâtiment Branly, qui aura lieu courant du mois de mai, la campagne d’archivage et de tri est une importante phase préparatoire. Chaque service concerné par le déménagement est invité à se poser la question de la gestion documentaire.

3 types de documents :

Vos fonds documentaires se décomposent en 3 types de documents définis selon les âges archivistiques :

  • Les archives courantes : les documents dont on se sert continuellement, que l’on ne considère pas comme des archives : Il s’agit des documents indispensables à votre activité. Ces documents seront  transférés  au bâtiment Branly.
  • Les archives intermédiaires : Les documents qu’il faut conserver pour des raisons légales. Ils peuvent être conservés à l’extérieur du service, à l’ICP ou chez un sous-traitant. Le service peut s’y référer en cas de besoin (pour établir un certificat de scolarité par exemple).
  • Les archives définitives : Au terme de leur durée d’utilité administrative, les documents présentant une valeur historique sont versés au Service des archives pour une conservation pérenne, les autres sont détruits.

Procédures d’archivage :

Il est souhaitable que la campagne d’archivage soit démarrée dès maintenant afin que le cahier des charges de déménagement, rédigé en mars, tienne compte avec le plus de précision possible des documents à déménager à Branly.

Pour connaître les délais de conservation des documents, vous pouvez consulter en annexe :
– Le tableau de gestion du Theologicum
– Le tableau de gestion pour les autres facultés
– Le tableau des délais de conservation des documents officiels extrait du site www.service-public.fr.

Destruction de documents :

Les documents confidentiels à détruire sont à déposer dans les conteneurs sécurisés. Disposés  au RDC du Bâtiment A devant l’accueil, RDC du Bâtiment R, 2ème étage du Bâtiment J, 2éme étage du Bâtiment G.

Pour les documents à jeter sans caractère confidentiel, vous pouvez utiliser les poubelles de recyclage à couvercle jaune. En cas de besoin, une poubelle de recyclage pourra être rapprochée du lieu de tri (faire une demande d’intervention sur intranet).

Vos contacts privilégiés :

Pour tout ce qui concerne la politique d’archivage, les choix de plans d’archivage, vous pouvez contacter Serge Sollogoub (01 44 39 52 93, archives@icp.fr (link sends e-mail)) qui coordonne et pilote ces aspects.
Les opérations de préparation du déménagement (dont l’archivage) sont coordonnées par Sylvie Keller qui est maintenant joignable au 01 70 64 14 40 et par mail demenagement@icp.fr (link sends e-mail).
Le secrétariat de la Direction des Service Généraux est désormais assuré par Sandrine Vologine joignable au 01 44 39 52 40 et par mail services.generaux@icp.fr (link sends e-mail) .

Téléchargez en pièces jointes :

  • La note interne de la procédure d’archivage
  • Procédure archives intermédiaires
  • Procédure archives définitives
  • Tableau de Gestion du Theologicum
  • Tableau de gestion des facultés
  • Bordereau de versement des archives définitives
  • Bordereau de destruction

Fichiers:

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1 Response

  1. Frédéric Rapinel says:

    Un déménagement est une occasion de faire le tri dans ses documents papiers.
    Après avoir jeté tous mes documents qui ne servaient plus, je suis prêt à faire mon carton 😉

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